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私達の提案をご覧いただき、ぜひご意見やご感想をお寄せください。

フォームのジャーナルメールの内容をChatworkに通知するアイディア

無し(お客様にてお試しいただけるアイディア)にリリースしました
最終更新 2022/1/27

対象となるお客様

  • Synergy!を利用している全てのお客様

アイディアの内容

Synergy!のフォームからの登録を管理者へ通知するジャーナルメールですが、業務で利用している他のツールに通知したいとご要望いただくことがあります。そこで、今回はChatworkに通知するアイディアを紹介します。
ぜひお試しください。

▼注意事項

  • 本記事に掲載されている内容は弊社サポートの対象外です。
  • Chatwork、Zapierは、各社及び商標権者の登録商標あるいは商標です。
  • Synergy!以外の各製品の動作は弊社のサービス対象外です。
    本記事は動作を保証するものではありません
  • 本アイディアではシステム間の連携を補助するZapierというサービスを利用します。
    フリープランでの利用を想定しています。利用については各企業のポリシーに従ってください。
  • 本アイディアではGmailのアカウントを利用します。
    ビジネスアカウントでないとZapierが稼働しないため、本アイディアを試す場合にはGmailのビジネスアカウントをご用意ください。
  • 各製品において仕様変更があった際には、以下の操作方法と差異がある可能性があります。
    その点、ご留意ください(2021年12月時点のものです)。
  • ジャーナルメール本文に記載する項目については、各企業のポリシーに従ってください。
  • 企業によっては、情報システム部門などがChatworkのAPI Tokenの発行を担っていることもあるため、発行可否については各企業のポリシーに従ってください

▼連携方法の概要

このアイディアではフォームのジャーナルメールをGmailアドレスに通知し、Zapierを介してChatworkに通知します。
Gmail側でジャーナルメールに任意のラベルをつけることで、Chatworkへの通知対象とします。

  • Synergy!のフォームジャーナルメールをGmailアドレス宛に送ります。
  • Gmailで受信したメールを、Chatworkに通知します
    • Gmail から Chatwork への通知連携を Zapier で実現します
    • Gmailに任意のラベルを用意し、そこに振り分けます
  • Zapierの管理画面で、GmailとChatworkの連携設定をします
    • この1つの設定単位をZap(ざっぷ)と呼びます
  • Zapはトリガーとアクションで構成されます
    • トリガー: Zapierに連携する起点となる処理(今回は、Gmailのメール受信)
    • アクション: トリガーに反応して動く処理(今回は、Chatworkへのメッセージ送信)

▼必要なもの

1.Zapierのアカウント
フリープランでも利用できます。但し、連携間隔が15分おきのため、最大15分のタイムラグが発生します。
2.Chatworkのアカウント
3.Gmailのアカウント(ビジネスアカウント)

▼事前準備

1.Zapierのアカウントを作成しておく
2.ChatworkのAPIキーを発行しておく

▼連携設定1. Synergy!のフォームジャーナル設定

1.ジャーナルメールの通知先をGmailのアドレスにしておく

※Gmailにジャーナルメールが1件以上届いている必要があります。事前にフォーム登録してジャーナルメールをGmailで受け取っておいてください。

▼連携設定2. Gmailでの振り分け設定

1.Gmailに通知されたメールを開封し、メール上部の縦3点のメニューをクリック。メールの自動振り分け設定を選択する

2.件名など、絞り込みの条件を入力し、フィルタを作成をクリック

3.作成したフィルタへの対応を設定できるため、任意のラベルを選択し、フィルタを作成という青いボタンをクリックする

4.実際にフォームに登録し、設定したラベルに振り分けられるかテストをする
5.振り分けが実施されたら、振り分け先のラベル名を控えておく

▼連携設定3. Zapierの設定

1.Zapierにログインし、「Create Zap」ボタンをクリックする

2.Zapの名前を設定する

3.トリガー設定を行う
Trigger の App Event に「Gmail」を選択する

4.Choose app & eventを設定する
Trigger EventでNew Emailを選択し、「Continue」ボタンをクリックする

5.Choose accountを設定する
Gmailのアカウントでサインインし、「Sign in to Gmail」をクリックする

Gmail accountはジャーナルメールを受信するGmailアカウントを選択する

途中でGmailアカウントへのアクセス許可を求められた場合は、アカウントが正しいことを確認して、許可する

「Continue」ボタンをクリックする

6.Set up triggerを設定する
Label/Mailboxで紐付けたアカウントのラベルがプルダウンリストに表示されるので、振り分けたいラベルを選択し、「Continue」ボタンをクリックする

7.Test triggerで設定を確認する
「Test trigger」ボタンをクリックする

設定したフォルダの最新1件のメール情報を確認する
目的のジャーナルメールであることを確認し、「Continue」ボタンをクリックする

8.Action の App Event で「Chatwork」を選択する

9.Choose app & eventを設定する
Action EventでSend Messageを選択し、「Continue」ボタンをクリックする

10.Choose accountで通知したいチャットワークアカウントを指定する
「Sign in to Chatwork」ボタンをクリックする

ChatworkのAPIキーを入力し、「Yes, Continue」ボタンをクリックする

「Continue」ボタンをクリックする

11.Set up actionを設定する
・Roomで通知先のチャットルームを選択する
・Textで通知内容を設定し、「Continue」ボタンをクリックする
└1_通知内容はChatworkのコマンドが使えます([info]、[code]、など)
└2_トリガーで取得したGmailの情報を埋め込むことができる
└3_例は、Gmailを開くURL、メール件名、メール本文を設定しています。
通知したい内容に応じて適宜カスタマイズしてください。

12.Test Actionで通知をテストする
通知内容が表示されるため、問題なければ「Test & Continue」ボタンをクリックする

Chatworkにテスト通知が届く

13.テストに問題なければ「Turn on Zap」ボタンをクリックする

14.右上のトグルがONになっていることを確認する

▼その他_チャットワークのAPIキーの発行方法

1.チャットワーク右側上部の自身のアカウント名をクリックし、サービス連携を選択する

2.外部サービス連携の画面に遷移するので、APIの Tokenをクリックする

3.チャットワークにログインするためのパスワードを画面に入力し、表示をクリック

4.APIの Tokenが表示されるので、控えておく

Synergy!では今後もマーケティング活動が促進されるアイディアを公開していきます。
ぜひご期待ください。

この新機能・改善への要望や期待(0)

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